Sistema de Gestión
Atención al Usuario

Contenido de Soporte Nivel 1 | Movilidad Neiva

El sistema de gestión de atención al ciudadano es un nuevo modelo organizacional apoyado en una herramienta de software, que permite migrar los procesos de manuales a digitales a través de medios tecnológicos y la automatización de procesos al interior de la institución.

La atención al ciudadano se realiza mediante canales digitales como redes sociales, sito Web, WhatsApp, Facebook y llamadas telefónicas, para sus diligencias sancionatorias se programan y desarrollan las actividades necesarias en este sistema, con la posibilidad de cargar y almacenar documentación en gran variedad de formatos con capacidad ilimitada.

También permite consultar infractores por cédula o comparendo y programar acciones como tareas, SMS, E-Mail etc… Y muchas funciones más.

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Comunicaciones Generales de la empresa
en el Sistema de Gestión Atención al Usuario

Se refiere a la descripción detallada de la interface de entrada Noticias, se describe cada columna de información relacionada con publicaciones , eventos, anuncios y tareas, estadísticas de la institución como hacer publicaciones y eventos. Describe también la comunicación interna a través de los canales de chat general, canales que se pueden crear con los colaboradores y también hacer hacer video conferencias en formato de calidad de alta definición HD.

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Comunicaciones generales de la plataforma.

Resumen de lo canales y medios de comunicación interno y externo en la plataforma de atención al ciudadano Movilidad Neiva.

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Contact Center

Se refiere al centro multicanal para atención al ciudadano, proporciona una completa plataforma que permite brindar un excelente servicio al ciudadano, incluye, correo electrónico, mensajes de texto (SMS) y llamadas telefónicas directamente desde la plataforma, haciendo estas más eficientes ya que cuenta con un sistema de marcado automático, desvío de llamadas, grabación de llamadas.

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Envío de SMS y campañas.

Como enviar mensajes de texto individuales. Listado y masivos mediante campañas de SMS a registros en la base de datos del CRM para infractores

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WEB-MAIL

Permite integrar varias bandejas de correo de diversos operadores de correo electrónico, para integrar todo en un solo sitio ya que notifica cuando llega un correo a las diferentes bandejas de correo y pueda ser gestionado desde la plataforma

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E-MAIL

Envío de correo electrónicos individuales, listado y masivos mediante campañas a los registros en la base de datos del CRM para infractores

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Configuración de canales abiertos

Como integrar los canales externos para atención al ciudadano, correo electrónico, telefonía, mensajes de texto y en consultas en las redes sociales, con asignación de operador de atención al ciudadano.

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Configuración de canal de instagram para mensaje

El centro de notificaciones le muestra notificaciones sobre nuevos mensajes de los usuarios en su dependencia. Puede gestionar las notificaciones haciendo clic en la foto de su perfil Configurar notificaciones o en la configuración del mensajero en la pestaña correspondiente.

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Configuración de Notificaciones al supervisor

El centro de notificaciones le muestra notificaciones sobre nuevos mensajes de los usuarios en su dependencia. Puede gestionar las notificaciones haciendo clic en la foto de su perfil Configurar notificaciones o en la configuración del mensajero en la pestaña correspondiente.

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Evaluación del ciudadano

Permite al ciudadano evaluar y calificar la atención recibida a sus consultas en los canales de Facebook e Instagram.

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Calificación del supervisor

Puede evaluar el trabajo de un empleado a través de la calificación de la tarea realizada, para hacerlo, abra la tarea necesaria y busque a su derecha el campo Calificación. Aquí puede marcar la tarea como positiva o negativa.

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Notificaciones al supervisor de atención al ciudadano

Describe como configurar las notificaciones al supervisor cuando las consultas de atención al ciudadano tarden en ser atendidas

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Consulta de Comparendos en el
Sistema de Gestión Atención al usuario

CRM Multicanal para Infractores

CRM (Customer Relationship Management System, o el (sistema de gestión de relaciones con los ciudadanos) es un sistema de gestión que optimiza el trabajo con los ciudadanos y los acompaña desde el primer contacto hasta el trato final. Mediante la opción CRM se puede acceder a los registros de infractores cargados al sistema, consultar por número de comparendo, nombre o cédula, visualizando los datos  personales y de contacto del infractor y la información del evento sancionatorio.

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Creación de tareas

En la opción Tareas y Proyectos del menú se puede acceder a las tareas de la dependencia, las cuales tiene varias opciones de visualización para su programación y acceso rápido a la creación de tareas y sus funciones como fecha limite, responsables, observadores supervisores de la actividad y permite cargar archivos, hacer comentarios, menciones

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Funcionalidades en grupos de trabajo

Describe las funciones básicas en los grupos de trabajo, desde la pantalla principal y todas las opciones de comunicación, así como la creación de tareas, miembros del equipo etc.

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Creación de Grupos de Trabajo y Proyectos

Creación, configuración de los espacios de trabajo colaborativos, proyectos, dependencias, integrantes, asignación de roles y comunicaciones

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Calendario 

Programación de actividades, evento y tareas todo desde la función calendario como agenda personal.

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Administración segura de documentos en el Sistema de Gestión Atención al Usuario

El sistema de Administración de documentos se encuentra en la opción Drive un sistema de archivo y manejo de la correspondencia, mediante la clasificación de carpetas y donde se puede archivar documentos importantes en una extensa variedad de formatos, editarlos online y almacenarlos o compartirlos rápidamente, no solo con el equipo sino también con usuarios externos si fuese el caso.

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Bases de Conocimiento en el
Sistema de Gestión Atención al usuario

Es una biblioteca virtual de la institución, donde los empleados pueden encontrar toda la información de consulta, documentación como normas, leyes, artículos, regulaciones, horarios de trabajo, formularios de informe, de igual manera permite cargar archivos y páginas de información y crear artículos de calidad profesional, relacionados con la institución y necesaria para el trabajo.

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Chatbot – funcionamiento de consulta de estado de radicación y comparendos para el ciudadano

En este vídeo se puede observar el funcionamiento del chatbot de consultas de estado de radicación y comparendos de tránsito.

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Agregar más preguntas al chatbot de preguntas frecuentes

Se refiere al asistente virtual configurado en las plataforas digitales. De esta manera podrás agregar o quitar preguntas frecuentes en caso de ser necesario, para  brindar la mejor atención al ciudadado.

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Generación de audiencias en redes (Formulario)

Generación de Audiencia (Formularios)
Como alojar audiencia desde las redes sociales mediante un formulario para captura de datos en, el cual permite asignar el ciudadano a un proceso de La Secretaría.

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